Entrada com bilhetes QR: como organizar a entrada na festa da associação

É à entrada que se decide como começa uma festa. Uma fila longa, uma lista de convidados em papel e a dúvida sobre quem já pagou ou se inscreveu – isso desgasta os nervos de todos. Com bilhetes QR e uma app de leitura no telemóvel, a entrada torna-se rápida e fácil de acompanhar. Este guia mostra como organizá-la para uma festa da associação, um concerto ou uma assembleia geral.

1. Inscrição em vez de papelada

Tudo começa com a inscrição. Um código QR num cartaz, num folheto ou no boletim da associação leva a um formulário: nome, e-mail, categoria pretendida e número de bilhetes. Define quantos lugares há – no total ou por categoria, como «De pé» e «Sentado». Quando tudo estiver esgotado ou o prazo de inscrição tiver passado, o formulário fecha sozinho.

Se já tiveres uma lista, por exemplo dos sócios, basta importá-la e enviar os bilhetes de uma só vez.

2. Bilhetes por e-mail

Cada convidado recebe os seus bilhetes em PDF por e-mail, com um código QR próprio para cada bilhete. Pouco antes do evento, pode ser enviado um lembrete automático e, se algo mudar no programa, informas todos os titulares de bilhetes com uma só mensagem.

3. Prepara os ajudantes à entrada

À entrada não precisas de nenhum aparelho de leitura. Crias um link de entrada para cada entrada, por exemplo «Entrada norte», e envias aos teus ajudantes. Eles abrem-no no próprio telemóvel, tocam em «Iniciar leitura» e apontam a câmara para o bilhete do convidado. Não precisam de conta nem de uma app da loja de aplicações.

1. Verde: entrada OK – o convidado pode entrar.
2. Laranja: o bilhete já foi usado ou não é válido hoje – a app mostra desde quando.
3. Vermelho: inválido, bloqueado ou de outro evento.

O resultado ocupa todo o ecrã, com som e vibração – mesmo no meio da multidão, vê-se a um metro de distância. A app não mostra nomes, de propósito. Os convidados sem telemóvel encontras pelo número do bilhete.

4. Sair e voltar a entrar

Numa festa, às vezes sai-se por um momento. Se ativares a reentrada, os teus ajudantes registam a saída dos convidados. Se os voltarem a ler no mesmo dia, entram sem gastar mais uma utilização do bilhete.

5. Manter a visão de conjunto

Durante o evento, vês em direto quantos convidados já chegaram – no total, por categoria e ao longo do tempo. A própria app de leitura também mostra quantas pessoas entraram hoje. Um link de entrada pode ser bloqueado a qualquer momento, por exemplo se um ajudante perder o telemóvel, e expira automaticamente depois do último dia do evento.

Lista de verificação para a noite

1. Criar links de entrada para cada entrada e testá-los uma vez antes.
2. Telemóveis dos ajudantes carregados, brilho do ecrã no máximo.
3. Para convidados sem telemóvel: pedir o número do bilhete e verificá-lo manualmente.
4. Decidir antes sobre a reentrada e comunicá-lo à entrada.
5. É necessária ligação à internet – experimenta antes na cave ou no campo.

Como começar

Encontras tudo o que precisas nos bilhetes para eventos com código QR. Mais ideias para o teu evento – do programa ao feedback – estão na página para associações e para eventos.