Ulaz s QR ulaznicama: kako ulaz na proslavi udruge ide glatko

Na ulazu se odlučuje kako proslava počinje. Dugi red, popis gostiju na papiru i pitanje tko je već platio ili se prijavio – to iscrpljuje živce s obje strane. Uz QR ulaznice i aplikaciju za skeniranje na mobitelu ulaz postaje brz i pregledan. Ove upute pokazuju kako to organizirati za proslavu udruge, koncert ili godišnju skupštinu.

1. Prijava umjesto hrpe papira

Na početku je prijava. QR kod na plakatu, letku ili u glasilu udruge vodi na obrazac: ime, e-adresa, željena kategorija i broj ulaznica. Odredite koliko mjesta ima – ukupno ili po kategoriji, primjerice „Stajaće mjesto“ i „Sjedeće mjesto“. Kad je sve popunjeno ili je rok za prijavu istekao, obrazac se sam zatvara.

Ako već imate popis, primjerice članova, jednostavno ga uvezete i pošaljete ulaznice odjednom.

2. Ulaznice e-poštom

Svaki gost dobiva svoje ulaznice kao PDF e-poštom, s vlastitim QR kodom za svaku ulaznicu. Neposredno prije događaja može se poslati automatski podsjetnik, a ako se nešto promijeni u programu, sve vlasnike ulaznica obavijestite jednom porukom.

3. Opremite pomagače na ulazu

Na ulazu nije potreban uređaj za skeniranje. Za svaki ulaz izradite poveznicu za ulaz, primjerice „Sjeverni ulaz“, i pošaljete je svojim pomagačima. Oni je otvore na vlastitom mobitelu, dodirnu „Pokreni skeniranje“ i usmjere kameru na ulaznicu gosta. Ne treba im račun, a ni aplikacija iz trgovine aplikacija.

1. Zeleno: ulaz OK – gost smije ući.
2. Narančasto: ulaznica je već iskorištena ili danas ne vrijedi – aplikacija pokazuje od kada.
3. Crveno: nevaljana, blokirana ili za drugo događanje.

Rezultat se prikazuje preko cijelog zaslona, uz zvuk i vibraciju – u gužvi se vidi i s metra udaljenosti. Imena aplikacija namjerno ne prikazuje. Goste bez mobitela pronalazite po broju ulaznice.

4. Van i ponovno unutra

Na proslavi se ponekad nakratko izađe van. Ako uključite ponovni ulaz, vaši pomagači odjavljuju goste na izlazu. Ako ih istoga dana ponovno skeniraju na ulazu, gosti ulaze bez trošenja još jedne upotrebe ulaznice.

5. Zadržite pregled

Tijekom događaja uživo vidite koliko je gostiju već stiglo – ukupno, po kategoriji i kroz vrijeme. I sama aplikacija za skeniranje pokazuje koliko je gostiju danas ušlo. Poveznicu za ulaz možete u svakom trenutku blokirati, primjerice ako se izgubi mobitel pomagača, a nakon posljednjeg dana događaja automatski istječe.

Popis za večer događaja

1. Izradite poveznice za ulaz za svaki ulaz i prethodno ih jednom isprobajte.
2. Mobiteli pomagača napunjeni, svjetlina zaslona pojačana.
3. Za goste bez mobitela: zatražite broj ulaznice i provjerite ga ručno.
4. Unaprijed odlučite o ponovnom ulazu i obavijestite o tome na ulazu.
5. Potrebna je internetska veza – u podrumu ili na livadi prethodno isprobajte.

Kako započeti

Sve potrebno pronaći ćete kod ulaznica za događanja s QR kodom. Više ideja za vaš događaj – od programa do povratnih informacija – nude stranice za udruge i za događanja.