Sisäänpääsy QR-lipuilla: näin hoidat seuran juhlien ovet

Juhlien tunnelma ratkeaa jo ovella. Pitkä jono, paperinen vieraslista ja kysymys siitä, kuka on jo maksanut tai ilmoittautunut – se käy kaikkien hermoille. QR-lipuilla ja puhelimen skannaussovelluksella sisäänpääsy on nopeaa ja helppo pitää hallinnassa. Tämä opas näyttää, miten järjestät sen seuran juhliin, konserttiin tai vuosikokoukseen.

1. Ilmoittautuminen paperityön sijaan

Kaikki alkaa ilmoittautumisesta. Julisteessa, flyerissa tai seuran uutiskirjeessä oleva QR-koodi vie lomakkeelle: nimi, sähköposti, toivottu kategoria ja lippujen määrä. Päätä, montako paikkaa on tarjolla – yhteensä tai kategorioittain, esimerkiksi ”Seisomapaikat” ja ”Istumapaikat”. Kun kaikki on varattu tai ilmoittautumisaika on päättynyt, lomake sulkeutuu itsestään.

Jos sinulla on jo lista, esimerkiksi jäsenistäsi, tuot sen vain sisään ja lähetät liput kerralla.

2. Liput sähköpostilla

Jokainen vieras saa lippunsa PDF-tiedostona sähköpostiin, ja jokaisella lipulla on oma QR-koodinsa. Juuri ennen tapahtumaa voi lähteä automaattinen muistutus, ja jos ohjelmaan tulee muutoksia, tiedotat kaikkia lipunhaltijoita yhdellä viestillä.

3. Varusta avustajat ovelle

Ovelle ei tarvita erillistä skanneria. Luot jokaiselle sisäänkäynnille oman sisäänpääsylinkin, esimerkiksi ”Pohjoinen sisäänkäynti”, ja lähetät sen avustajillesi. He avaavat sen omalla puhelimellaan, napauttavat ”Aloita skannaus” ja osoittavat kameralla vieraan lippua. He eivät tarvitse tiliä eivätkä sovellusta sovelluskaupasta.

1. Vihreä: Sisäänpääsy OK – vieras voi mennä sisään.
2. Oranssi: Lippu on jo käytetty tai se ei ole voimassa tänään – sovellus näyttää, mistä lähtien.
3. Punainen: Virheellinen, estetty tai eri tapahtuman lippu.

Tulos täyttää koko näytön, ja mukana on ääni ja värinä – sen näkee metrin päästä tungoksessakin. Sovellus ei tarkoituksella näytä nimiä. Vieraat, joilla ei ole puhelinta, löydät lippunumeron perusteella.

4. Ulos ja takaisin sisään

Juhlissa ihmiset käyvät välillä hetken ulkona. Jos otat uudelleensisäänpääsyn käyttöön, avustajat kirjaavat vieraat ulos uloskäynnillä. Kun heidät skannataan samana päivänä takaisin sisään, he pääsevät sisään ilman, että lipusta kuluu uusi käyttökerta.

5. Pidä tilanne hallinnassa

Tapahtuman aikana näet reaaliajassa, montako vierasta on jo saapunut – yhteensä, kategorioittain ja ajan mittaan. Myös skannaussovellus näyttää, montako on päästetty sisään tänään. Sisäänpääsylinkin voi estää milloin tahansa, esimerkiksi jos avustajan puhelin katoaa, ja se vanhenee automaattisesti tapahtuman viimeisen päivän jälkeen.

Muistilista illaksi

1. Luo sisäänpääsylinkit jokaiselle sisäänkäynnille ja testaa ne kerran etukäteen.
2. Avustajien puhelimet ladattuina ja näytön kirkkaus täysillä.
3. Vieraat ilman puhelinta: kysy lippunumero ja tarkista se käsin.
4. Päätä uudelleensisäänpääsystä etukäteen ja kerro siitä ovella.
5. Internetyhteys tarvitaan – kokeile sitä etukäteen kellarissa tai pellon laidalla.

Näin pääset alkuun

Kaiken tarvittavan löydät kohdasta tapahtumaliput QR-koodilla. Lisää ideoita tapahtumaasi – ohjelmasta palautteeseen – löydät sivuilta seuroille ja tapahtumille.