Einlass mit QR-Tickets: So klappt der Eingang am Vereinsfest

Am Eingang entscheidet sich, wie ein Fest anfängt. Eine lange Schlange, eine Gästeliste auf Papier und die Frage, wer schon bezahlt oder sich angemeldet hat – das kostet Nerven auf beiden Seiten. Mit QR-Tickets und einer Scan-App auf dem Handy wird der Einlass schnell und übersichtlich. Diese Anleitung zeigt, wie du das für Vereinsfest, Konzert oder Generalversammlung aufziehst.

1. Anmeldung statt Zettelwirtschaft

Am Anfang steht die Anmeldung. Ein QR-Code auf Plakat, Flyer oder im Vereinsblatt führt auf ein Formular: Name, E-Mail, gewünschte Kategorie und Anzahl Tickets. Lege fest, wie viele Plätze es gibt – insgesamt oder pro Kategorie, etwa «Stehplatz» und «Sitzplatz». Ist alles ausgebucht oder der Anmeldeschluss vorbei, schliesst das Formular von selbst.

Hast du schon eine Liste, zum Beispiel die Mitglieder, importierst du sie einfach und verschickst die Tickets in einem Rutsch.

2. Tickets per Mail

Jeder Gast bekommt seine Tickets als PDF per Mail, mit einem eigenen QR-Code pro Ticket. Kurz vor dem Anlass kann eine automatische Erinnerung rausgehen, und ändert sich etwas am Programm, informierst du alle Ticket-Inhaber mit einer Nachricht.

3. Helfer am Eingang ausrüsten

Am Eingang braucht es kein Scan-Gerät. Du erstellst pro Eingang einen Einlass-Link, zum Beispiel «Eingang Nord», und schickst ihn deinen Helfern. Sie öffnen ihn auf dem eigenen Handy, tippen auf «Scannen starten» und halten die Kamera auf das Ticket des Gastes. Ein Konto brauchen sie nicht, eine App aus dem App-Store auch nicht.

1. Grün: Einlass ok – der Gast darf rein.
2. Orange: Das Ticket wurde schon benutzt oder gilt heute nicht – die App zeigt, seit wann.
3. Rot: Ungültig, gesperrt oder für einen anderen Anlass.

Das Ergebnis erscheint bildschirmfüllend, mit Ton und Vibration – im Gedränge sieht man es auch aus einem Meter. Namen zeigt die App bewusst nicht an. Gäste ohne Handy findest du über die Ticketnummer.

4. Raus und wieder rein

An einem Fest geht man auch mal kurz hinaus. Schaltest du den Wiedereinlass ein, checken deine Helfer Gäste am Ausgang aus. Scannen sie am selben Tag wieder ein, kommen sie hinein, ohne dass eine weitere Nutzung des Tickets verbraucht wird.

5. Den Überblick behalten

Während des Anlasses siehst du live, wie viele Gäste schon da sind – insgesamt, pro Kategorie und im Verlauf. Die Scan-App selbst zeigt ebenfalls, wie viele heute eingelassen wurden. Ein Einlass-Link lässt sich jederzeit sperren, etwa wenn ein Helfer-Handy verloren geht, und er läuft nach dem letzten Anlasstag automatisch ab.

Checkliste für den Abend

1. Einlass-Links für jeden Eingang erstellen und vorher einmal testen.
2. Helfer-Handys geladen, Bildschirmhelligkeit hoch.
3. Für Gäste ohne Handy: Ticketnummer erfragen und manuell prüfen.
4. Wiedereinlass vorher entscheiden und am Eingang kommunizieren.
5. Eine Verbindung ins Internet ist nötig – im Keller oder auf der Wiese vorher ausprobieren.

So startest du

Alles Nötige findest du bei den Event-Tickets mit QR-Code. Weitere Ideen für deinen Anlass – vom Programm bis zum Feedback – zeigt die Seite für Vereine und für Veranstaltungen.