Vstup s QR vstupenkami: Jak zvládnout vchod na spolkové slavnosti

U vchodu se rozhoduje, jak slavnost začne. Dlouhá fronta, papírový seznam hostů a otázka, kdo už zaplatil nebo se přihlásil – to stojí nervy na obou stranách. S QR vstupenkami a skenovací aplikací v mobilu je vstup rychlý a přehledný. Tento návod ukazuje, jak to připravit pro spolkovou slavnost, koncert nebo valnou hromadu.

1. Registrace místo papírování

Na začátku je registrace. QR kód na plakátu, letáku nebo ve spolkovém zpravodaji vede na formulář: jméno, e-mail, požadovaná kategorie a počet vstupenek. Určete, kolik je míst – celkem nebo pro každou kategorii, například „Stání“ a „Sezení“. Když je vyprodáno nebo uplynula uzávěrka registrace, formulář se sám uzavře.

Pokud už máte seznam, například členů, jednoduše ho importujete a vstupenky rozešlete najednou.

2. Vstupenky e-mailem

Každý host dostane své vstupenky jako PDF e-mailem, s vlastním QR kódem pro každou vstupenku. Krátce před akcí může odejít automatické připomenutí, a pokud se něco změní v programu, informujete všechny držitele vstupenek jednou zprávou.

3. Vybavte pomocníky u vchodu

U vchodu není potřeba žádné skenovací zařízení. Pro každý vchod vytvoříte vstupní odkaz, například „Vchod sever“, a pošlete ho svým pomocníkům. Otevřou ho na vlastním mobilu, klepnou na „Spustit skenování“ a namíří fotoaparát na vstupenku hosta. Účet nepotřebují, aplikaci z obchodu s aplikacemi také ne.

1. Zelená: Vstup OK – host může dovnitř.
2. Oranžová: Vstupenka už byla použita nebo dnes neplatí – aplikace ukáže, od kdy.
3. Červená: Neplatná, zablokovaná nebo na jinou akci.

Výsledek se zobrazí přes celou obrazovku, se zvukem a vibrací – v tlačenici ho uvidíte i z metru. Jména aplikace záměrně nezobrazuje. Hosty bez mobilu najdete podle čísla vstupenky.

4. Ven a zase dovnitř

Na slavnosti si člověk občas na chvíli odskočí ven. Když zapnete opakovaný vstup, vaši pomocníci zaznamenají odchod hostů u východu. Pokud je týž den znovu naskenují, dostanou se dovnitř, aniž by se spotřebovalo další použití vstupenky.

5. Mějte přehled

Během akce živě vidíte, kolik hostů už dorazilo – celkem, podle kategorií i v průběhu času. Také samotná skenovací aplikace ukazuje, kolik lidí bylo dnes vpuštěno. Vstupní odkaz lze kdykoli zablokovat, například když se ztratí mobil pomocníka, a po posledním dni akce automaticky vyprší.

Kontrolní seznam na večer

1. Vytvořit vstupní odkazy pro každý vchod a předem je jednou vyzkoušet.
2. Mobily pomocníků nabité, jas obrazovky naplno.
3. Pro hosty bez mobilu: zeptat se na číslo vstupenky a ověřit ho ručně.
4. O opakovaném vstupu rozhodnout předem a oznámit to u vchodu.
5. Je nutné připojení k internetu – ve sklepě nebo na louce to předem vyzkoušejte.

Jak začít

Vše potřebné najdete u vstupenek na akce s QR kódem. Další nápady pro vaši akci – od programu po zpětnou vazbu – ukazuje stránka pro spolky a pro akce.