Acceso con entradas QR: así funciona la puerta en la fiesta de la asociación

En la puerta se decide cómo empieza una fiesta. Una cola larga, una lista de invitados en papel y la duda de quién ha pagado o se ha inscrito ya: eso pone de los nervios a todo el mundo. Con entradas QR y una app de escaneo en el móvil, el acceso es rápido y ordenado. Esta guía muestra cómo organizarlo para la fiesta de la asociación, un concierto o la asamblea general.

1. Inscripción en lugar de papeleo

Todo empieza con la inscripción. Un código QR en un cartel, un folleto o el boletín de la asociación lleva a un formulario: nombre, correo, categoría deseada y número de entradas. Define cuántas plazas hay, en total o por categoría, por ejemplo «De pie» y «Sentado». Cuando todo está agotado o ha pasado la fecha límite de inscripción, el formulario se cierra solo.

Si ya tienes una lista, por ejemplo la de los socios, simplemente la importas y envías las entradas de una vez.

2. Entradas por correo

Cada invitado recibe sus entradas en PDF por correo, con un código QR propio para cada entrada. Poco antes del evento puede enviarse un recordatorio automático y, si cambia algo del programa, informas a todos los titulares de entradas con un solo mensaje.

3. Prepara a los ayudantes de la puerta

En la puerta no hace falta ningún escáner. Creas un enlace de acceso para cada entrada, por ejemplo «Entrada norte», y se lo envías a tus ayudantes. Lo abren en su propio móvil, tocan «Empezar a escanear» y apuntan la cámara a la entrada del invitado. No necesitan cuenta ni una app de la tienda de apps.

1. Verde: acceso OK, el invitado puede pasar.
2. Naranja: la entrada ya se ha usado o hoy no es válida; la app muestra desde cuándo.
3. Rojo: no válida, bloqueada o para otro evento.

El resultado ocupa toda la pantalla, con sonido y vibración: incluso entre el gentío se ve a un metro de distancia. La app no muestra nombres a propósito. A los invitados sin móvil los encuentras por el número de entrada.

4. Salir y volver a entrar

En una fiesta, a veces uno sale un momento. Si activas el reingreso, tus ayudantes registran la salida de los invitados. Si los vuelven a escanear el mismo día, pueden entrar sin que se gaste otro uso de la entrada.

5. Mantén la visión de conjunto

Durante el evento ves en directo cuántos invitados han llegado ya: en total, por categoría y a lo largo del tiempo. La propia app de escaneo también muestra cuántos han entrado hoy. Un enlace de acceso se puede bloquear en cualquier momento, por ejemplo si se pierde el móvil de un ayudante, y caduca automáticamente después del último día del evento.

Lista de control para la noche

1. Crear enlaces de acceso para cada entrada y probarlos una vez antes.
2. Móviles de los ayudantes cargados y brillo de pantalla alto.
3. Para invitados sin móvil: pedir el número de entrada y comprobarlo manualmente.
4. Decidir antes lo del reingreso y comunicarlo en la puerta.
5. Se necesita conexión a internet: pruébalo antes en el sótano o en el prado.

Cómo empezar

Encontrarás todo lo necesario en las entradas para eventos con código QR. Más ideas para tu evento, desde el programa hasta las opiniones, en la página para asociaciones y para eventos.