Vstop s QR vstopnicami: tako gladko steče vhod na društveni prireditvi

Na vhodu se odloči, kako se prireditev začne. Dolga vrsta, seznam gostov na papirju in vprašanje, kdo je že plačal ali se prijavil – to stane živce na obeh straneh. S QR vstopnicami in aplikacijo za skeniranje na telefonu postane vstop hiter in pregleden. Ta navodila pokažejo, kako to izpeljete za društveno prireditev, koncert ali občni zbor.

1. Prijava namesto kupa listkov

Na začetku je prijava. QR koda na plakatu, letaku ali v društvenem glasilu vodi do obrazca: ime, e-poštni naslov, želena kategorija in število vstopnic. Določite, koliko mest je na voljo – skupaj ali po kategorijah, na primer »Stojišče« in »Sedež«. Ko je vse zasedeno ali je rok za prijavo potekel, se obrazec zapre sam.

Če že imate seznam, na primer člane, ga preprosto uvozite in vstopnice pošljete vse naenkrat.

2. Vstopnice po e-pošti

Vsak gost prejme svoje vstopnice kot PDF po e-pošti, z lastno QR kodo za vsako vstopnico. Tik pred dogodkom lahko gre ven samodejni opomnik, in če se v programu kaj spremeni, vse imetnike vstopnic obvestite z enim sporočilom.

3. Opremite pomočnike na vhodu

Na vhodu ne potrebujete naprave za skeniranje. Za vsak vhod ustvarite povezavo za vstop, na primer »Severni vhod«, in jo pošljete pomočnikom. Ti jo odprejo na svojem telefonu, tapnejo »Začni skeniranje« in kamero usmerijo v vstopnico gosta. Računa ne potrebujejo, aplikacije iz trgovine z aplikacijami tudi ne.

1. Zeleno: vstop OK – gost lahko vstopi.
2. Oranžno: vstopnica je bila že uporabljena ali danes ne velja – aplikacija pokaže, od kdaj.
3. Rdeče: neveljavna, blokirana ali za drug dogodek.

Rezultat se prikaže čez cel zaslon, z zvokom in vibracijo – v gneči se vidi tudi z enega metra. Imen aplikacija namenoma ne prikazuje. Goste brez telefona poiščete po številki vstopnice.

4. Ven in spet noter

Na prireditvi gre človek tudi kdaj za kratek čas ven. Če vklopite ponovni vstop, pomočniki goste na izhodu odjavijo. Če jih isti dan znova skenirajo ob vstopu, gostje vstopijo, ne da bi se porabila dodatna uporaba vstopnice.

5. Ohranite pregled

Med dogodkom v živo vidite, koliko gostov je že prišlo – skupaj, po kategorijah in skozi čas. Tudi aplikacija za skeniranje sama pokaže, koliko gostov je danes vstopilo. Povezavo za vstop lahko kadar koli blokirate, na primer če se izgubi telefon pomočnika, po zadnjem dnevu dogodka pa samodejno poteče.

Kontrolni seznam za večer

1. Ustvarite povezave za vstop za vsak vhod in jih prej enkrat preizkusite.
2. Telefoni pomočnikov napolnjeni, svetlost zaslona visoka.
3. Za goste brez telefona: vprašajte za številko vstopnice in jo preverite ročno.
4. O ponovnem vstopu se odločite vnaprej in to sporočite na vhodu.
5. Potrebna je internetna povezava – v kleti ali na travniku jo prej preizkusite.

Kako začnete

Vse potrebno najdete pri vstopnicah za dogodke s QR kodo. Več idej za vaš dogodek – od programa do povratnih informacij – ponujata strani za društva in za dogodke.