Indgang med QR-billetter: sådan styrer du indgangen til foreningsfesten

Om en fest bliver god, afgøres ved indgangen. En lang kø, en gæsteliste på papir og spørgsmålet om, hvem der allerede har betalt eller er tilmeldt – det slider på alles nerver. Med QR-billetter og en scanner-app på mobilen går indgangen hurtigt, og du bevarer overblikket. Denne guide viser, hvordan du sætter det op til en foreningsfest, en koncert eller en generalforsamling.

1. Tilmelding i stedet for papirarbejde

Det hele begynder med tilmeldingen. En QR-kode på en plakat, en flyer eller i foreningens nyhedsbrev fører til en formular: navn, e-mail, ønsket kategori og antal billetter. Du bestemmer, hvor mange pladser der er – i alt eller pr. kategori, fx »Ståplads« og »Siddeplads«. Når alt er udsolgt, eller tilmeldingsfristen er overskredet, lukker formularen af sig selv.

Har du allerede en liste, fx over dine medlemmer, importerer du den bare og sender alle billetterne ud på én gang.

2. Billetter på mail

Hver gæst får sine billetter som PDF på mail, med en separat QR-kode for hver billet. Kort før arrangementet kan der gå en automatisk påmindelse ud, og hvis noget i programmet ændrer sig, informerer du alle billetindehavere med én besked.

3. Klæd dine hjælpere på ved indgangen

Du behøver ingen scanner ved indgangen. Du opretter et indgangslink for hver indgang, fx »Nordindgang«, og sender det til dine hjælpere. De åbner det på deres egen mobil, trykker på »Start scanning« og retter kameraet mod gæstens billet. De behøver hverken en konto eller en app fra app-butikken.

1. Grøn: Indgang OK – gæsten må gå ind.
2. Orange: Billetten er allerede brugt eller gælder ikke i dag – appen viser siden hvornår.
3. Rød: Ugyldig, spærret eller til et andet arrangement.

Resultatet fylder hele skærmen, med lyd og vibration – selv i en menneskemængde kan det ses på en meters afstand. Appen viser bevidst ingen navne. Gæster uden mobil kan du finde via deres billetnummer.

4. Ud og ind igen

Til en fest går folk af og til lige udenfor. Slår du genindgang til, tjekker dine hjælpere gæsterne ud ved udgangen. Scanner de dem ind igen samme dag, kommer de ind uden at bruge endnu en af billettens indgange.

5. Bevar overblikket

Under arrangementet ser du live, hvor mange gæster der allerede er kommet – i alt, pr. kategori og over tid. Selve scanner-appen viser også, hvor mange der er lukket ind i dag. Et indgangslink kan spærres når som helst, fx hvis en hjælper mister sin mobil, og det udløber automatisk efter arrangementets sidste dag.

Tjekliste til aftenen

1. Opret indgangslinks for hver indgang, og test dem én gang på forhånd.
2. Hjælpernes mobiler opladet, skærmens lysstyrke skruet op.
3. Til gæster uden mobil: spørg efter billetnummeret, og tjek det manuelt.
4. Beslut på forhånd, om der er genindgang, og fortæl det ved indgangen.
5. Der kræves internetforbindelse – prøv det af på forhånd i kælderen eller ude på marken.

Sådan kommer du i gang

Alt, hvad du skal bruge, finder du under eventbilletter med QR-kode. Flere idéer til dit arrangement – fra programmet til feedback – finder du på siden for foreninger og for arrangementer.