Vstup s QR vstupenkami: Ako zvládnuť vchod na spolkovej slávnosti

Pri vchode sa rozhoduje, ako sa slávnosť začne. Dlhý rad, papierový zoznam hostí a otázka, kto už zaplatil alebo sa prihlásil – to stojí nervy na oboch stranách. S QR vstupenkami a skenovacou aplikáciou v mobile je vstup rýchly a prehľadný. Tento návod ukazuje, ako to pripraviť na spolkovú slávnosť, koncert alebo valné zhromaždenie.

1. Registrácia namiesto papierovania

Na začiatku je registrácia. QR kód na plagáte, letáku alebo v spolkovom spravodaji vedie na formulár: meno, e-mail, požadovaná kategória a počet vstupeniek. Určte, koľko je miest – spolu alebo pre každú kategóriu, napríklad „Státie“ a „Sedenie“. Keď je vypredané alebo uplynula uzávierka registrácie, formulár sa sám uzavrie.

Ak už máte zoznam, napríklad členov, jednoducho ho importujete a vstupenky rozošlete naraz.

2. Vstupenky e-mailom

Každý hosť dostane svoje vstupenky ako PDF e-mailom, s vlastným QR kódom pre každú vstupenku. Krátko pred podujatím môže odísť automatické pripomenutie, a ak sa niečo zmení v programe, informujete všetkých držiteľov vstupeniek jednou správou.

3. Vybavte pomocníkov pri vchode

Pri vchode nie je potrebné žiadne skenovacie zariadenie. Pre každý vchod vytvoríte vstupný odkaz, napríklad „Vchod sever“, a pošlete ho svojim pomocníkom. Otvoria ho na vlastnom mobile, ťuknú na „Spustiť skenovanie“ a namieria fotoaparát na vstupenku hosťa. Účet nepotrebujú, aplikáciu z obchodu s aplikáciami tiež nie.

1. Zelená: Vstup OK – hosť môže dnu.
2. Oranžová: Vstupenka už bola použitá alebo dnes neplatí – aplikácia ukáže, odkedy.
3. Červená: Neplatná, zablokovaná alebo na iné podujatie.

Výsledok sa zobrazí na celú obrazovku, so zvukom a vibráciou – v tlačenici ho uvidíte aj z metra. Mená aplikácia zámerne nezobrazuje. Hostí bez mobilu nájdete podľa čísla vstupenky.

4. Von a znova dnu

Na slávnosti si človek občas na chvíľu odskočí von. Keď zapnete opakovaný vstup, vaši pomocníci zaznamenajú odchod hostí pri východe. Ak ich v ten istý deň znova naskenujú, dostanú sa dnu bez toho, aby sa spotrebovalo ďalšie použitie vstupenky.

5. Majte prehľad

Počas podujatia naživo vidíte, koľko hostí už prišlo – spolu, podľa kategórií aj v priebehu času. Aj samotná skenovacia aplikácia ukazuje, koľko ľudí dnes vpustili. Vstupný odkaz sa dá kedykoľvek zablokovať, napríklad keď sa stratí mobil pomocníka, a po poslednom dni podujatia automaticky vyprší.

Kontrolný zoznam na večer

1. Vytvoriť vstupné odkazy pre každý vchod a vopred ich raz vyskúšať.
2. Mobily pomocníkov nabité, jas obrazovky naplno.
3. Pre hostí bez mobilu: opýtať sa na číslo vstupenky a overiť ho ručne.
4. O opakovanom vstupe rozhodnúť vopred a oznámiť to pri vchode.
5. Je potrebné pripojenie na internet – v pivnici alebo na lúke to vopred vyskúšajte.

Ako začať

Všetko potrebné nájdete pri vstupenkách na podujatia s QR kódom. Ďalšie nápady pre vaše podujatie – od programu po spätnú väzbu – ukazuje stránka pre spolky a pre podujatia.