Ingresso con biglietti QR: come funziona l’entrata alla festa dell’associazione

È all’ingresso che si decide come inizia una festa. Una lunga coda, una lista ospiti su carta e la domanda su chi ha già pagato o si è iscritto: tutto questo mette i nervi a dura prova da entrambe le parti. Con i biglietti QR e un’app di scansione sul telefono, l’ingresso diventa rapido e ordinato. Questa guida mostra come organizzarlo per la festa dell’associazione, un concerto o l’assemblea generale.

1. Iscrizione invece di foglietti

Tutto inizia con l’iscrizione. Un QR code su manifesto, volantino o nel notiziario dell’associazione porta a un modulo: nome, e-mail, categoria desiderata e numero di biglietti. Stabilisci quanti posti ci sono, in totale o per categoria, per esempio «Posto in piedi» e «Posto a sedere». Quando è tutto esaurito o la chiusura delle iscrizioni è passata, il modulo si chiude da solo.

Se hai già una lista, per esempio quella dei soci, la importi semplicemente e invii i biglietti in un colpo solo.

2. Biglietti via e-mail

Ogni ospite riceve i suoi biglietti in PDF via e-mail, con un QR code proprio per ogni biglietto. Poco prima dell’evento può partire un promemoria automatico e, se cambia qualcosa nel programma, informi tutti i titolari di biglietto con un messaggio.

3. Equipaggiare gli aiutanti all’ingresso

All’ingresso non serve un dispositivo di scansione. Per ogni ingresso crei un link d’ingresso, per esempio «Ingresso nord», e lo mandi ai tuoi aiutanti. Lo aprono sul proprio telefono, toccano «Avvia scansione» e puntano la fotocamera sul biglietto dell’ospite. Non serve un account e nemmeno un’app dall’app store.

1. Verde: ingresso OK, l’ospite può entrare.
2. Arancione: il biglietto è già stato usato o oggi non è valido; l’app mostra da quando.
3. Rosso: non valido, bloccato o per un altro evento.

Il risultato appare a tutto schermo, con suono e vibrazione: nella calca si vede anche da un metro di distanza. I nomi, di proposito, l’app non li mostra. Gli ospiti senza telefono li trovi tramite il numero del biglietto.

4. Uscire e rientrare

A una festa capita di uscire un attimo. Se attivi il rientro, i tuoi aiutanti registrano l’uscita degli ospiti. Se li scansionano di nuovo lo stesso giorno, possono rientrare senza che venga consumato un altro utilizzo del biglietto.

5. Tenere la situazione sotto controllo

Durante l’evento vedi in tempo reale quanti ospiti sono già arrivati: in totale, per categoria e nell’andamento. Anche l’app di scansione mostra quante persone sono entrate oggi. Un link d’ingresso si può bloccare in qualsiasi momento, per esempio se un aiutante perde il telefono, e scade automaticamente dopo l’ultimo giorno dell’evento.

Checklist per la serata

1. Creare i link d’ingresso per ogni ingresso e provarli una volta in anticipo.
2. Telefoni degli aiutanti carichi, luminosità dello schermo al massimo.
3. Per gli ospiti senza telefono: chiedere il numero del biglietto e verificarlo manualmente.
4. Decidere prima sul rientro e comunicarlo all’ingresso.
5. Serve una connessione a internet: in cantina o su un prato provare prima.

Come iniziare

Tutto il necessario lo trovi nei biglietti per eventi con QR code. Altre idee per il tuo evento, dal programma al feedback, le trovi nella pagina per le associazioni e per gli eventi.