Toegang met QR-tickets: zo verloopt de ingang op het verenigingsfeest soepel

Bij de ingang wordt bepaald hoe een feest begint. Een lange rij, een gastenlijst op papier en de vraag wie al betaald heeft of zich heeft aangemeld – dat kost aan beide kanten zenuwen. Met QR-tickets en een scan-app op de telefoon verloopt de toegang snel en overzichtelijk. Deze handleiding laat zien hoe je dat aanpakt voor een verenigingsfeest, concert of ledenvergadering.

1. Aanmelding in plaats van papierwerk

Het begint met de aanmelding. Een QR-code op een poster, flyer of in het verenigingsblad leidt naar een formulier: naam, e-mail, gewenste categorie en aantal tickets. Leg vast hoeveel plaatsen er zijn – in totaal of per categorie, bijvoorbeeld ‘Staanplaats’ en ‘Zitplaats’. Is alles volgeboekt of is de aanmeldingsdeadline voorbij, dan sluit het formulier vanzelf.

Heb je al een lijst, bijvoorbeeld van de leden, dan importeer je die gewoon en verstuur je de tickets in één keer.

2. Tickets per mail

Elke gast krijgt zijn tickets als pdf per mail, met een eigen QR-code per ticket. Kort voor het evenement kan er een automatische herinnering uitgaan, en verandert er iets aan het programma, dan breng je alle tickethouders met één bericht op de hoogte.

3. Helpers bij de ingang uitrusten

Bij de ingang is geen scanapparaat nodig. Je maakt per ingang een toegangslink aan, bijvoorbeeld ‘Ingang Noord’, en stuurt die naar je helpers. Zij openen hem op hun eigen telefoon, tikken op ‘Scannen starten’ en houden de camera op het ticket van de gast. Een account hebben ze niet nodig, een app uit de app store ook niet.

1. Groen: toegang OK – de gast mag naar binnen.
2. Oranje: het ticket is al gebruikt of geldt vandaag niet – de app laat zien sinds wanneer.
3. Rood: ongeldig, geblokkeerd of voor een ander evenement.

Het resultaat verschijnt schermvullend, met geluid en trilling – in het gedrang zie je het ook van een meter afstand. Namen toont de app bewust niet. Gasten zonder telefoon vind je via het ticketnummer.

4. Naar buiten en weer naar binnen

Op een feest ga je ook weleens even naar buiten. Zet je herbinnenkomst aan, dan checken je helpers gasten bij de uitgang uit. Scannen ze hen dezelfde dag weer in, dan komen ze binnen zonder dat er een extra gebruik van het ticket wordt verbruikt.

5. Het overzicht houden

Tijdens het evenement zie je live hoeveel gasten er al zijn – in totaal, per categorie en in het verloop. Ook de scan-app zelf laat zien hoeveel gasten er vandaag zijn binnengelaten. Een toegangslink kun je op elk moment blokkeren, bijvoorbeeld als een telefoon van een helper kwijtraakt, en hij verloopt automatisch na de laatste evenementdag.

Checklist voor de avond

1. Toegangslinks voor elke ingang aanmaken en vooraf één keer testen.
2. Telefoons van de helpers opgeladen, schermhelderheid hoog.
3. Voor gasten zonder telefoon: naar het ticketnummer vragen en handmatig controleren.
4. Vooraf beslissen over herbinnenkomst en dat bij de ingang communiceren.
5. Een internetverbinding is nodig – in de kelder of op het veld vooraf uitproberen.

Zo begin je

Alles wat je nodig hebt, vind je bij de evenementtickets met QR-code. Meer ideeën voor je evenement – van programma tot feedback – vind je op de pagina voor verenigingen en voor evenementen.